Den samme listen skulle også benyttes til innsamling av opplysninger om eventuelle skip på byens havn, samt skipenes norske og utenlandske mannskaper.

Merk: I tillegg til tellingen i byene ble det den 31.12.1885 også gjennomført folketelling i fem prestegjeld og landdistrikter i Finnmarkens Amt (Vadsø landsogn, Vardø landsogn, Sør-Varanger, Tana med Gamvik og Berlevåg, og Nesseby med Polmak). Listevarianten for byene i Finnmarkens Amt ble benyttet også her, men med endrede rubrikktitler på forsiden.

De eksisterende tellingslistene fra disse områdene vil i løpet av de nærmeste årene bli fullstendig registrert ved Registreringssentral for historiske data, og der konvertert til Histforms utvekslingsformat (med landdistrikt-varianten av posttypen BOSTED). Komiteen har derfor funnet det unødvendig å utarbeide et eget registreringsformat med tilhørende instrukser for disse fem områdene.

Summen av personer, som for enkelte byer er oppgitt nedenfor personfortegnelsen inne i tellingslisten, har ikke noe eget felt i noen av de fire posttypene. Denne opplysningen anbefales ikke registrert.

Anbefalt registreringsrekkefølge:
Tellingslistene registreres fortløpende innenfor hver tellingskrets, pakke/eske/bydel eller byen som helhet. For hver liste registreres forsiden (BOSTED) forut for hver linje (PERSON) inne i listen. Eventuelle lister med opplysninger om skip (SKIP) og tilhørende mannskaper registreres helt til slutt. Poster av typen INFORMASJON opprettes på den plassen de hører hjemme.

BOSTED (posttype 2)

Posttypen BOSTED inneholder opplysninger fra listens forside. Det opprettes en bostedpost for hver liste. Denne vil som oftest inneholde alle personene i et hus eller en bygård. Når det bor mer enn 40 personer i gården, er det imidlertid ikke plass i en liste, så det er benyttet flere. Disse er som regel undernummerert med littera (a, b, c osv), og gir opphav til hver sin bostedpost. Også en liste med opplysning om at huset/gården er ubebodd gir opphav til en bostedpost på vanlig måte.

Dersom listen med et bestemt nummer i rekkefølgen mangler, skal det imidlertid ikke opprettes en vanlig bostedpost for denne, men isteden en post av typen INFORMASJON.

Feltoversikt:

1. Posttype
2. Tellingskretsnummer
3. Listenummer
4. Gårdens nummer
5. Gatenavn og nummer i gata
6. Bydel
7. Gårdens eier
8. By
9. Merknader

Postidentifikator:
Feltene Tellingskretsnummer, Listenummer og Posttype danner til sammen en entydig identifikator for poster av typen BOSTED, og gir tilstrekkelig informasjon til å avgjøre en slik posts plass blant alle andre poster.

Feltinnhold og registreringsinstrukser:

Posttype
Verdien '2' angir at posten er av typen BOSTED.

Tellingskretsnummer
I noen få byer (f eks Kongsberg) er tellingen delt inn i nummererte tellingskretser, og listene starter med nr 1 innenfor hver krets. Kretsens nummer registreres da her. I noen andre (større) byer er listene nummerert fra nr 1 innenfor hver pakke eller eske i Statsarkivet. Hver pakke eller eske vil typisk tilsvare en bydel, en menighet eller et sogn. I slike tilfeller registreres pakke- eller eskenummeret i dette feltet. Generelt må registratoren sørge for at det registreres et nytt nummer (for en eller annen del av byen) i dette feltet hver gang listenumrene starter på 1. Dersom det kun forekommer en serie listenummer innenfor hele byen, beholdes dette feltet tomt.

Listenummer
Listenummeret står som regel oppe i høyre hjørne på listens forside, og registreres kildetro (med littera, f eks '74a') i dette feltet. For noen byer (f eks Tønsberg) er det ikke påført listenummer. Da må listene før registreringen nummereres med penn eller nummerstempel. Nummereringen skal være fortløpende innenfor tellingskretsen eller byen som helhet.

Gårdens nummer
Her registreres det nummeret som står i rubrikken "Gaarden (Huset) No." i kilden, dersom dette ikke opplagt er gårdens nummer i gata. (Gatenummer starter typisk på 1 for hver ny gate.) Svært ofte er det gårdens matrikkelnummer ("Matr.No.", "Mtr.No." eller "M.No.") eller branntakstnummer ("Br.No.") som er oppgitt i denne rubrikken. For noen byer (f eks Halden) er imidlertid både matrikkelnummeret og et annet løpenummer innenfor roden eller byen oppgitt. Se punkt 13 i de felles registreringsinstruksene.

Gatenavn og nummer i gata
Gata eller veiens navn registreres slik det står i kilden. Ordet "Gade" står trykt på listen og tas med der det er naturlig. Dersom gårdens nummer i gata er oppgitt (se forrige felt), registreres dette direkte etter gatenavnet, f eks 'Vogts Gade 13'. Dersom det istedenfor gatenavn er oppgitt navn eller en tittel på huset/gården, registreres denne opplysningen kildetro i dette feltet.

Bydel
Dersom rodenummer er oppgitt istedenfor eller i tillegg til gårdens gateadresse, registreres dette kildetro her. Også eventuelt oppgitt navn på bydel e l registreres her.

Gårdens eier
I mange byer (f eks Halden og Kongsberg) er gårdens eier systematisk oppgitt på listens forside. I så fall registreres eierens tittel og navn kildetro i dette feltet.

By
Byens navn registreres slik det står i kilden. Det er ikke nødvendig å fylle ut dette feltet for hver liste. Det er nok at feltet fylles ut for det første listen i tellingen.

Merknader
I dette feltet registreres ekstraopplysninger eller merknader (fra kilden) som er knyttet til selve huset/gården. Slike opplysninger kan finnes både på forsiden og inne i listen. For eksempel kan det være opplysninger om at gården er ubebodd, eller at bestemte etasjer eller deler av gården benyttes til annet enn beboelse, f eks forretning. Registratorens egne merknader markeres med 'E:'. Se punkt 22 i de felles registreringsinstruksene.

SKIP (posttype4)

Det ble i 1885 ikke benyttet spesielle skipslister til å registrere opplysninger om skipene på byens havn og de norske og utenlandske sjøfolkene ombord på disse. Isteden ble det benyttet lister av samme type som til registrering av hus og bygårder.

Posttypen SKIP inneholder opplysninger fra forsiden av disse listene, som regel navn og andre opplysninger om selve skipet. Det opprettes en skipspost for hver liste, hvilket tilsvarer ett skip. Opplysninger om sjøfolkene registreres i poster av typen PERSON.

Dersom listene er nummerert og listen med et bestemt nummer i rekkefølgen mangler, skal det ikke opprettes en vanlig skipspost for denne, men derimot en post av typen INFORMASJON.

Feltoversikt:

1. Posttype
2. Tellingskretsnummer
3. Listenummer
4. Skipstype
5. Skipets navn
6. Hjemsted
7. Skipsfører
8. Oppholdssted
9. Merknader

Postidentifikator:
Feltene Listenummer og Posttype danner til sammen en entydig identifikator for poster av typen SKIP, og gir tilstrekkelig informasjon til å avgjøre en slik posts plass blant alle andre poster.

Feltinnhold og registrerings-instruks:

Posttype
Verdien '4' angir at posten er av typen SKIP.

Tellingskretsnummer
Listene med skipsopplysninger er ikke knyttet til noen bestemt tellingskrets innenfor byen. Feltet er allikevel tatt med i posttypen for at Listenummer skal bli felt nr 3 både i posttypen BOSTED og i posttypen SKIP. Feltet fylles ut med den faste forkortelsen 'skl' for skipsliste.

Listenummer
Her registreres skipslistens nummer. Eventuelle bokstaver (littera) registreres rett etter nummeret uten mellomrom, f eks '5b'. Dersom listene ikke har originale nummer, må de før registreringen nummereres med penn eller nummerstempel. Nummereringen skal være fortløpende innenfor byen.

Skipstype
Dersom det foran navnet på skipet står oppført en typebetegnelse som f eks "Barkskib", "Brigg" eller "Dampskib", registreres denne kildetro her.

Skipets navn
Skipets navn registreres kildetro.

Hjemsted
Navnet på stedet der skipet hører hjemme, registreres kildetro.

Skipsfører
Tittelen og navnet på den personen som førte skipet (kapteinen) registreres kildetro i dette feltet dersom denne informasjonen finnes på forsiden av listen.

Oppholdssted
Her registreres opplysningen om hvor skipet befant seg ved midnatt den 31.desember 1885. Det oppgitte stedsnavnet registreres kildetro, f eks 'Bergens Havn'.

Merknader
I dette feltet registreres ekstraopplysninger eller merknader (fra kilden) som er knyttet til selve skipet. Registratorens egne merknader markeres med 'E:'. Se punkt 22 i de felles registreringsinstruksene.

PERSON (posttype5)

Posttypen PERSON inneholder opplysninger fra listens indre sider. Det opprettes vanligvis en personpost for hver person som er innført i listen. Personpostene følger direkte etter bostedpostenmed opplysningene fra forsiden av samme liste.

Posttypen PERSON benyttes også for sjøfolk ført opp inne i lister med skipsopplysninger. Også her opprettes det vanligvis en personpost for hver person som er innført i listen. Personpostene følger direkte etter skipsposten basert på den samme listens forside.

Unntak 1 (for begge kilder): For personer som i kilden er helt overstrøket eller markert med "Udgaar" e l, skal det ikke opprettes en egen personpost. For disse personene opprettes isteden en egen post av typen INFORMASJON. Se punkt 7 i de felles registreringsinstruksene.

Unntak 2: Dersom huset/gårdens eier er ført opp inne i listen med anmerkning om at han/hun ikke bor i gården, skal det heller ikke opprettes noen personpost for denne. Eieren registreres isteden i feltet "Gårdens eier" i bostedposten.

Unntak 3: Dersom skipets eier er ført opp inne i listen, og det går klart fram at vedkommende ikke residerer ombord i skipet, skal det heller ikke opprettes noen personpost for denne. Eieren registreres isteden i merknadsfeltet i skipsposten.

En del ellers forekommende personopplysninger inne i tellingslistene er uaktuelle for sjøfolk ombord på skip. Følgende av feltene nedenfor beholdes derfor tomme for sjøfolkene: 5, 6, 12, 13, 16 og 19. I de tilfeller der registreringsinstruksen for et felt inneholder spesialiteter for sjøfolkene, er dette markert med "Sjøfolk:".

Feltoversikt:

1. Posttype
2. Tellingskretsnummer
3. Listenummer
4. Personnummer
5. Bygning for natteopphold
6. Etasje
7. Fornavn
8. Etternavn
9. Fødselsår
10. Kjønn
11. Fødested
12. Innflyttingstidspunkt
13. Stilling i familien
14. Ekteskapelig stilling
15. Næringsvei og borgerlig stilling
16. Arbeidsgiver
17. Fars nasjonalitet
18. Mors nasjonalitet
19. Bostatus
20. Merknader

Postidentifikator:
Feltene Tellingskretsnummer, Listenummer, Personnummer og Posttype danner til sammen en entydig identifikator for poster av typen PERSON, og gir tilstrekkelig informasjon til å avgjøre en slik posts plass blant alle andre poster.

Feltinnhold og registreringsinstrukser:

Posttype
Verdien '5' angir at posten er av typen PERSON.

Tellingskretsnummer
Tellingskretsnummeret fra sist registrerte post av typen BOSTED (eventuelt tomt felt) eller SKIP. For skipsmannskaper vil dette være forkortelsen 'skl' for skipsliste.

Listenummer
Listenummeret fra sist registrerte post av typen BOSTED eller SKIP.

Personnummer
Det trykte nummeret for hver person i listen registreres her.

Bygning for natteopphold
Opplysning om i hvilken (side-)bygning innenfor bostedet vedkommende person bor (dvs har sitt natteopphold) kan være angitt i rubrikken for etasje i kilden. Denne opplysningen registreres her, f eks 'Sidebygning'. Opplysningen gjentas i postene for alle de personene den gjelder for.

Etasje
Opplysning om i hvilken etasje i huset vedkommende person bor (dvs har sitt natteopphold) er angitt i en egen rubrikk (ikke for Finnmarkens Amt). Denne opplysningen registreres kildetro i dette feltet, f eks '2den Etage'. Opplysningen gjentas i postene for alle de personene den gjelder for.

Fornavn
Personens fornavn og mellomnavn registreres kildetro. Se punkt 15 i de felles registreringsinstruksene.

Etternavn
Personens patronymikon og/eller slektsnavn registreres kildetro. Se punkt 15 i de felles registreringsinstruksene.

Fødselsår
Det oppgitte fødselsåret registreres med fire siffer. Se punkt 18 i de felles registreringsinstruksene.

Kjønn
Personens kjønn er indirekte oppgitt ved plassering av fødselsåret i egne kolonner for menn og kvinner i kilden. Se punkt 16 i de felles registreringsinstruksene.

Fødested
Her registreres det som står i den tilsvarende rubrikken i kilden. Se punkt 9c i de felles registreringsinstruksene.

Innflyttingstidspunkt
I liste-varianten for Finnmarkens Amt er det tatt med en egen rubrikk som for personer født utenfor Norge oppgir når de flyttet inn til landet. Innholdet i denne rubrikken registreres kildetro her.

Stilling i familien
Innholdet i rubrikken med tittelen "Næringsvei og borgerlig stilling" i kilden fordeles på dette feltet og de tre neste. Innholdet i rubrikken registreres kildetro. I dette feltet plasseres opplysninger som angir familierelasjoner eller personens stilling innenfor husstanden, eller generelt hvordan personen bodde. Typiske verdier for dette feltet er:

Dersom rubrikken ikke inneholder noen opplysning om stilling i familien eller husstanden, skal feltet være tomt.

Ekteskapelig stilling
I dette feltet plasseres opplysninger om personens ekteskapelige stilling. I kildens rubrikk forekommer typiske verdier som:

Ved registreringen benyttes de faste forkortelsene 'ug' (ugift), 'g' (gift), 'e' (enke/enkemann), 'f' (fraskilt) eller 's' (separert) istedenfor de oppgitte betegnelsene. Se punkt 17 i de felles registreringsinstruksene. Dersom rubrikken ikke inneholder noen opplysning om ekteskapelig stilling, skal feltet være tomt (det vanligste for sjøfolk).

Næringsvei og borgerlig stilling
I dette feltet plasseres resterende opplysninger fra den ovennevnte rubrikken i kilden, med unntak av eventuelle opplysninger om arbeidsgiver. Som regel vil det her være aktuelt å plassere opplysninger om personens yrke, stand eller forsørgelsesforhold, eller generelt hva personen levde av.

Typiske verdier er:

Arbeidsgiver
Dersom navn (og eventuelt stilling) til personens arbeidsgiver er oppgitt i rubrikken, registreres disse opplysningene kildetro her.

Fars nasjonalitet
I liste-varianten for Finnmarkens Amt er det for hver person egne rubrikker for opplysninger om henholdsvis farens og morens nasjonalitet. Aktuelle verdier kan være 'norsk', 'kvænsk', 'finsk', 'lappisk' eller blandet, f eks 'norsk-kvænsk'. Her registreres kildetro innholdet i rubrikken "Faderens Nationalitet".

Mors nasjonalitet
Se forrige felt. Tilsvarende for rubrikken "Moderens Nationalitet".

Bostatus
Dersom personen i rubrikken "Anmærkning" i kilden er oppgitt som "Tilreisende", registreres forkortelsen 'mt' (midlertidig tilstede) i dette feltet. Dersom personen isteden er oppgitt som "Bortreist", registreres forkortelsen 'f' (fraværende) i feltet. Se punkt 19 i de felles registreringsinstruksene.

Merknader
I dette feltet registreres ekstraopplysninger eller merknader (fra kilden) som er knyttet til den aktuelle personen, f eks det resterende innholdet i rubrikken "Anmærkning". Registratorens egne merknader markeres med 'E:'. Se punkt 22 i de felles registreringsinstruksene.

INFORMASJON (posttype9)

Posttypen INFORMASJON benyttes i flere situasjoner, fordelt på to ulike bruksområder. For 1885-tellingen for byene er følgende situasjoner aktuelle:

Bruk 1 - innimellom nummererte poster av andre typer:

Posttypen benyttes dersom det i kilden er påført en overskrift eller kommentar som gjelder for flere (eller færre) personer (eller bosteder/skip) enn de som omfattes av poster av de andre typene. Informasjonsposten plasseres der overskriften eller kommentaren naturlig hører hjemme blant de andre postene.

En informasjonspost benyttes for å markere slutten på hver tellingskrets. Kommentar av typen: 'E: Slutt på tellingskrets nr 7.' Informasjonsposten plasseres umiddelbart foran første bostedpost i neste tellingskrets, eller som siste post i filen.

Unntak: Dersom den aktuelle byen ikke er delt inn i tellingskretser eller tilsvarende (pakke/eske/bydel), er det kun aktuelt å markere slutten på hele tellingen med en post av typen INFORMASJON.

I begge disse situasjonene fylles feltene Tellingskretsnummer, Listenummer og Personnummer ut med de samme verdiene som i siste post foran informasjonsposten. Informasjonspostens plass i filen angis altså ved hjelp av identifikatorene til forrige post (uansett type).

Bruk 2 - istedenfor nummererte poster av andre typer:

En informasjonspost benyttes for å markere at listen med et bestemt nummer mangler. I informasjonsposten skal feltene Posttype, Tellingskretsnummer, Listenummer og Overskrift/kommentar da fylles ut, det siste med en kommentar av typen 'E: Liste nr 12 mangler'. Informasjonsposten plasseres der den manglende bostedposten/skipsposten skulle ha vært.

En informasjonspost benyttes for å markere at personen med et bestemt personnummer mangler eller er overstrøket i kilden. Se punkt 7 i de felles registreringsinstruksene. I informasjonsposten skal alle feltene Posttype, Tellingskretsnummer, Listenummer, Personnummer og Overskrift/kommentar da fylles ut, det siste med en kommentar av typen 'E: Person nr 13 er overstrøket i kilden' m m. Informasjonsposten plasseres der den manglende personposten skulle ha vært.

Feltoversikt:

1. Posttype
2. Tellingskretsnummer
3. Listenummer
4. Personnummer
5. Overskrift/kommentar

Postidentifikator:
Feltene Tellingskretsnummer, Listenummer, Personnummer og Posttype danner til sammen en entydig identifikator for poster av typen INFORMASJON, og gir tilstrekkelig informasjon til å avgjøre en slik posts plass blant alle andre poster. Feltet "Posttype for forrige post" er ikke nødvendig for denne posttypen i denne tellingen, fordi det ikke finnes mer enn en posttype på hvert hierarkiske nivå.

Feltinnhold og registreringsinstrukser:

Posttype
Verdien '9' angir at posten er av typen INFORMASJON.

Tellingskretsnummer

Bruk 1:

Tellingskretsnummeret i siste post som kommer foran denne informasjonsposten, registreres i feltet. Dersom tellingen inneholder tellingskretsnummer eller tilsvarende, angir tomt felt at informasjonsposten skal plasseres foran alle bostedposter, altså først i tellingen.

Bruk 2:

Tellingskretsnummeret tilhørende den manglende listen eller manglende/overstrøkne personen registreres i feltet. Ved manglende skipsliste eller sjømann registreres forkortelsen 'skl'.

Listenummer

Bruk 1:

Listenummeret i siste post som kommer foran denne informasjonsposten, registreres i feltet.

Bruk 2:

Listenummeret tilhørende den manglende listen eller manglende/overstrøkne personen registreres i feltet.

Personnummer

Bruk 1:

Personnummeret (hvis noe) i siste post som kommer foran denne informasjonsposten, registreres i feltet.

Bruk 2:

Personnummeret tilhørende den manglende/overstrøkne personen registreres i feltet. Dersom posten gjelder en manglende liste, beholdes feltet tomt.

Overskrift/kommentar
Her registreres overskriften eller kommentaren fra kilden, eventuelt en egenformulert kommentar, gjerne også med en angivelse av hvor mange av de etterfølgende personene (eller bostedene/skipene) som overskriften/kommentaren gjelder for. I en post som markerer en overstrøket person i kilden, plasseres personens navn og all annen informasjon i dette feltet. Registratorens egne kommentarer markeres med 'E:'.