FELLES REGISTRERINGSINSTRUKSER
FOR KIRKELIGE HANDLINGER

Utarbeidet av RHD til internt bruk

Sist ajourført: 12.12.2006

INNHOLD
 AHovedprinsipp
 BFeltspesifikke instrukser
 CDåp
 DKonfirmasjon
 EVielse
 FBegravelse og dødfødte
 GInn- og utflytting
 HForskjellige problemer i kilden

Presisering av henvisninger til instruksen og kilden
Når man i denne instruksen henviser til opplysninger i den originale kilden, brukes doble anførselstegn, f eks slik: "Uægte Barn". Når vi viser til innhold, dvs hva man skriver i et felt i registreringsskjemaet, brukes enkle anførselstegn, f eks slik. '1853@1858'. Begrepet rubrikk henviser til hvor man finner innholdet i selve kilden. Begrepet felt viser til hvor et innhold fra kilden skal registreres i skjemaet, dvs i et datafelt. Feltnavn, dvs det korrekte navnet på et datafelt i skjemaet, er i denne instruksen vist med grønn skrift.

Når vi bruker begrepet heading viser vi til de første feltene øverst i registreringsskjemaet, slik som 1. KOMMNR, 2. KIRKEBOKNAVN/NR, 3. SIDENR, 4. ÅR, 5. KIRKE/STED.

Enkelte bildeeksempler er "hyperlinket", dvs at du kan klikke på eksemplene som har en blå kant rundt seg for å få se bildene i større format.

Hovedprinsipp

Opplysningene gitt i kilden skal registreres kildetro, dvs gjengis tegn for tegn i felt som tilsvarer kildens rubrikker.

  1. Usikre opplysninger i kilden
    Noen ganger kan en enkelt-opplysning i en rubrikk i kilden være vanskelig eller nær umulig å tyde. Dette kan skyldes at kilden er blitt skadet, at blekket har falmet, at fotokopien av kilden er for dårlig, eller at registratoren ikke gjenkjenner det ordet som er skrevet.

    Hovedregel:
    Dersom man ikke greier å tyde en eller flere bokstaver i kilden, eller et helt ord, markeres dette med to spørsmålstegn ('??') i det aktuelle feltet. Dersom det er kun to mulige tydninger (fortolkninger), kan begge alternativene registreres i feltet, atskilt med spesialtegnet '@'.

    Presiseringer, unntak og eksempler:

    1. Dersom en eller flere bokstaver inne i et ord er utydelige, plasseres spørsmålstegnene på det problematiske stedet i ordet, f eks '??oline' eller 'Re??vold'. Er man usikker på hele ordet, kan man registrere sin tydning av ordet med spørsmålstegnene bakerst, f eks 'Fjorette??'. Er det ikke mulig å tyde noe av ordet, registreres spørsmålstegnene alene, altså '??'.
    2. Man skal alltid markere usikre opplysninger med to spørsmålstegn, verken færre eller flere. Dersom man bruker bare ett, kan man ikke skille usikkerhetssymbolet fra prestens bruk av spørsmålstegn. Dersom man bruker flere, f eks ett for hver bokstav man ikke kan tyde, blir ikke symbolet entydig tolkbart for datamaskinen.
    3. Dersom det synes å være kun to mulige tydninger av en opplysning, benyttes altså alternativ-tegnet '@', f eks 'Sven@Joen' eller '1853@1858'. Om det er noen forskjell, plasseres det mest sannsynlige alternativet først. Det kan altså angis maksimum to alternativer ved bruk av dette tegnet.
    4. Muligheten til å benytte usikkerhets- og alternativ- symbolene '??' og '@', må ikke bli en sovepute for registratorene, slik at de ikke gjør sitt ytterste for å tyde opplysningene i kilden!

  2. Motstridende eller feilaktige opplysninger i kilden
    Noen ganger kan en opplysning i en rubrikk i kilden være logisk uforenlig med en eller flere opplysninger i samme rubrikk eller i andre rubrikker. Andre ganger kan en oppgitt enkelt-opplysning beviselig være feil.

    Hovedregel:
    Når to eller flere opplysninger i kilden er logisk uforenlige, markeres den opplysningen som mest sannsynlig er feil, med to utropstegn ('!!') bak den tvilsomme verdien. Beviselig feilaktige opplysninger markeres på samme måte.

    Presiseringer, unntak og eksempler:

    1. Man skal alltid markere antatt tvilsomme opplysninger med to utropstegn, hverken færre eller flere. Dersom man bruker bare ett, kan man ikke skille feilsymbolet fra tellerens bruk av utropstegn. Dersom man bruker flere, blir ikke symbolet entydig tolkbart for datamaskinen.

  3. Manglende opplysninger i kilden
    Noen ganger står rubrikker tomme i kirkeboka. Dette kan skyldes at presten ikke maktet å skaffe til veie den aktuelle opplysningen, at opplysningen ble uteglemt eller at opplysningen rett og slett ikke var aktuell for en bestemt person, bosted e a.

    Hovedregel:
    Dersom opplysninger mangler i en rubrikk i kilden, skal det tilsvarende feltet beholdes tomt under registreringen.

    Presiseringer, unntak og eksempler:

    1. Unntak 1: Felt som Kommnr, Kirkeboknr/navn, Sidenr og År skal alltid være utfylt i skjema når vi registrerer.
    2. Unntak 2: Felt som Kjønn skal alltid være utfylt.
      • Dersom vi ikke kan stadfeste kjønn ut fra navn eller andre opplysninger (fra kvinne- eller mannslister) registreres '!!' i feltet for kjønn.
    3. Unntak 3: Felt som Fornavn til hovedperson i en kirkelig handling skal alltid være utfylt.
      • Dersom opplysningen mangler, plasseres mangel-symbolet '!!' i feltet.
    4. Unntak 4: Vanlig/Dødfødt gjelder begravelseslister:
      • Dersom opplysningen mangler, plasseres mangel-symbolet '!!' i feltet.
    5. Unntak 5: Ekte/Uegte gjelder dåpslistene
      • hvis vi ikke kan se ut fra opplysningene at barnet er ekte eller uegte bruk: '!!'
    6. Unntak 6: Inn/Ut gjelder flyttelister:
      • Dersom opplysningen mangler, plasseres mangel-symbolet '!!' i feltet.

    7. Klargjøring: Dersom symbolet '!!' er registrert etter en annen verdi i et felt, f eks '1904!!', betyr det at den oppgitte verdien sannsynligvis/opplagt er feil (jfr punkt 2 over). Dersom '!!' er registrert alene i feltet, betyr det at opplysningen mangler i kilden.

  4. Gjentagelser i kilden
    Ofte har presten benyttet gjentagelsestegn eller -betegnelser for å spare arbeid eller plass. Det kan f eks være: " " " , " - " - ", "do." , "ditto" , "ibid." og "ligesaa". Dersom disse gjentagelsestegnene (el) registreres kildetro, og postene senere bringes ut av sin originale rekkefølge ved sortering el, mister tegnene hele sin informasjonsverdi. Derfor:

    Hovedregel:
    Når presten har brukt et gjentagelsestegn (eller en -betegnelse) i en rubrikk i kilden, skal den opplysningen som gjentagelsestegnet representerer, registreres i det aktuelle feltet. Selve gjentagelsestegnet registreres ikke.

    Presiseringer, unntak og eksempler:

    1. Unntak 1: Ved registrering av faddere og vitner skrives alt kildetro, også gjentagelsestegn, fordi det tar tid å tolke dem. Bare dersom det på første fadder står "do" eller "ditto" etc i stedet for bosted, henter vi bosted til far og mor og registrerer det. Resten av fadderne registreres slik de står i kilden.
    2. Unntak 2: Dersom vi er usikker på hva gjentagelsen henviser til eller hvem den gjelder for, registrere vi kildetro.
    3. Unntak 3: Dersom det henvises til veldige lange tekster som kanskje omhandler mer enn det selve gjentagelsen henviser til, skal vi ikke følge regelen, men registrere kildetro.

  5. Bruk av punktum og spørsmålstegn i kilden
    Hovedregel:
    Tegnene punktum og spørsmålstegn benyttet i kilden registreres bare når de er meningsbærende.

  6. Overstrykninger i kilden
    Opplysninger i en rubrikk i kilden kan være overstrøket. Noen ganger er en ny verdi føyd til i samme rubrikk, andre ganger ikke.

    Hovedregel:
    Overstrøkne ord og setninger i originalkilden markeres med prosenttegn foran og bak. En eventuell ny (korrigert) verdi registreres foran den overstrøkne verdien i samme felt.

    Presiseringer, unntak og eksempler:

    1. Hvis bare dag eller måned er overstrøket: 01 %14%.11.1874 eller 23.11 %07%.1874
    2. Hvis både dag og måned er overstrøket: 01.11.1874 %14.07.1874%
    3. Hvis alle opplysningene om en person er overstrøket i kirkeboka registreres person som vanlig med: 'E: Overstrøket i kilden' i merknadsfeltet.

  7. Understrekninger i kilden
    Enkelte opplysninger innenfor en rubrikk kan være understreket enten av presten eller andre.

    Hovedregel:
    Dersom det i originalkilden forekommer understrekninger av håndskrevne ord eller setninger (altså ikke trykte ledetekster), skal dette ikke markeres i det hele tatt ved registreringen.

  8. Feilførte personer
    I kirkebøkene er ofte kvinner og menn registrert i separate lister. Spesielt her men også andre steder, kan det forekomme opplagte feilføringer av presten.

    Hovedregel:
    Feilførte personer skal registreres der de står. De skal ikke flyttes av registrator eller korrekturleser.
    Selv om en person er overstrøket og flyttet dit den hører hjemme, skal den registreres der den er feilplasert med 'E: Overstrøket i kilden' i merknadsfeltet.

  9. Tilføyelser i kilden
    Alle tilføyelser som er gjort skal registreres, selv om det er gjort i den senere tid!

  10. Stor forbokstav
    Hovedregel:
    Alle felt i kirkebokskjemaene skal registreres med stor forbokstav.

    Presiseringer, unntak og eksempler:

    1. Unntak: Feltene for kjønn, ekte og uekte (dåp), vanlig/dødfødt (begravelse), inn/ut (flytting) har faste forkortelser og skal ikke registreres med stor forbokstav.

    Feltspesifikke instrukser

    De følgende instruksene gjelder for navngitte enkeltfelt eller grupper av felt i de ulike registreringsskjemaene.

    Dåp

    Konfirmasjon

    Vielse

    Begravelse og dødfødte

    Inn- og utflytting

    Forskjellige problemer i kildene

    INSTRUKSER SLUTT!