transp

REGLER FOR UTLÅN AV ARKIVMATERIALE FRA ARKIVVERKET
TIL REGISTRERINGSSENTRAL FOR HISTORISKE DATA, AVD. MÅLSELV


Oppbevaring av arkivmateriale
  1. Arkivmateriale oppbevares i godkjent safe eller arkivskap av minimum brannsikkerhetsklasse EI-90 (jf arkivlovens forskrifter 4-7.2) når det ikke er i bruk.
  2. Safe eller arkivskap oppstilles i kontorrom nr. 124.
  3. Safe eller arkivskap skal alltid være låst.
  4. Nøkler og kombinasjon (adgangskode) til safe og arkivskap oppbevares innelåst i arkivskap på adskilte steder på RHDs avdeling i Målselv.
  5. Kopi av nøkler og nedskrevet kombinasjon til safe og arkivskap oppbevares innelåst i safe ved RHDs avdeling i Tromsø.
  6. Adgangskode oppbevares som en adgangsbeskyttet datafil på en av dataserverne.
  7. Nøkler og nedskrevet kombinasjon til safe eller arkivskap merkes med pseudonym (kodeord).
Håndtering av arkivmateriale
  1. Arkivmateriale som er under registrering, oppbevares på den enkelte kontorarbeidsplass i arbeidstiden. Ved fravær av en viss varighet, f. eks. lunsjpauser og møter, låses kontordøren.
  2. Arkivmaterialet skal håndteres med stor forsiktighet. Ved registrering skal det plasseres slik at det ikke utsettes for fysisk belastning.
  3. Selvklebende lapper skal ikke brukes pa arkivmateriale. De etterlater spor av lim som kan påskynde nedbryting.
  4. Protokoller åpnes ved å bla innover fra de første eller bakerste sidene. De kan bli skadet ved å åpnes fra midten.
  5. Arkivmateriale må ikke utsettes for direkte sollys i lengre perioder.
  6. Det skal ikke brukes blekkpenner, tusjer etc. i nærhet av arkivmaterialet.
  7. Inntak av mat og drikke må ikke forekomme i nærhet av arkivmaterialet.
Sending av arkivmateriale
  1. Anmodning om utlån skal være avsenderarkivet i hende senest en uke før materialet skal sendes.
  2. Eventuelle uregelmessigheter eller skader ved sending skal straks rapporteres til avsenderarkivet.
  3. Ved retursending skal det brukes samme transportør og samme slags tjeneste som ved framsending.
  4. Arkivmateriale skal returneres i samme type emballasje som det ble mottatt i.
  5. Arkivmateriale skal sendes på mandager, tirsdager eller onsdager, slik at det kommer fram før helgen.
  6. Forsendelser skal være merket med senders og mottakers fulle navn og adresse.
Ansvarsforhold
  1. Stedlig leder i Målselv har det løpende ansvar for at reglene blir fulgt.
  2. Daglig leder ved RHD i Tromsø har det overordnede ansvar for at reglene blir fulgt og skal føre tilsyn når han besøker avdelingen i Målselv.

Riksarkiver/Registreringssentralen for historiske data, 13.12.2002


  John HerstadTerje Holtet
  riksarkivarRegistreringssentralen for historiske data